Początek planowania przedsięwzięcia przy pomocy programu Microsoft Project najczęściej wiąże się z utworzeniem listy zadań oraz puli zasobów. Naturalnym zwieńczeniem tego etapu jest przypisanie zasobów do zadań. W programie Project proces ten nazywa się utworzeniem przydziału.
Zadanie + Zasób = Przydział
Utworzenie przydziału jest najważniejszym momentem początkowej fazy planowania, ponieważ w chwili stworzenia pierwszego przydziału zasobu do zadania program oblicza tzw. równanie pracy. Od tej chwili, po zmianie istniejącego przydziału, program ponownie przelicza równanie pracy w taki sposób, aby jeden z jego trzech czynników miał wartość taką samą, jak przed zmianą przydziałów.
Znajomość powyższego mechanizmu działania programu Microsoft Project pozwala prawidłowo przydzielać zasoby do zadań. Dzięki temu, możesz ustrzec się przed niemiłymi niespodziankami, kiedy to po jakimś czasie pracy nad projektem nagle orientujesz się, że niektóre zadania w Twoim projekcie „same” się skróciły lub „coś” zmniejszyło pracę niektórych zasobów.
Poznajmy równanie pracy programu Microsoft Project, które „rządzi” przydziałami.
Równanie pracy programu Microsoft Project
W chwili stworzenia pierwszego przydziału zasobu do zadania, program Microsoft Project oblicza równanie pracy składające się z trzech zmiennych:
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału
Jak wynika z powyższego zapisu, praca obliczana jest jako iloczyn czasu trwania zadania oraz jednostek przydziału, gdzie:
- Praca to ilość pracy niezbędna do wykonania zadania.
- Czas trwania najczęściej jest określony na etapie planowania zadania.
- Jednostki przydziału określają stopień zaangażowania się zasobu w wykonanie danego zadania. Domyślnie, podczas przypisywania zasobu do zadania, program przypisuje jednostki przydziału równe 100%.
Podstawmy do tego równania przydział trzech malarzy, którzy mają wykonać 2-dniowe zadanie polegające na pomalowaniu pomieszczenia:
Praca = 2 dni * 3 osoby = 2 * 8 godzin * 3 * 100% = 16 godzin * 300% = 48 godzin
Trzy osoby podczas pracy nad zadaniem trwającym 2 dni po 8 godzin będą pracowały w sumie przez 48 godzin. Do tego momentu nie ma nic niezwykłego w tych obliczeniach. Sytuacja jednak zmienia się w momencie modyfikacji przydziału, a więc zmianie pracy, czasu trwania lub jednostek przydziału.
Wyobraźmy sobie zmiany przydziałów malarzy we zadaniu malowania pomieszczenia, które spowodowałyby pojawienie się następujących pytań:
- Ile pracy będzie wymagało wykonanie zadania, gdy skrócimy o połowę jego czas trwania?
- Ile pracy będzie wymagało wykonanie zadania, gdy zwiększymy o połowę liczbę zasobów?
- Jaki będzie czas trwania zadania, jeśli zmniejszymy o połowę stopień zaangażowania zasobów w wykonywanie zadania?
Choć odpowiedzi na powyższe pytania nie wydają się skomplikowane, warto spojrzeć z bliska na sposób, w jaki obliczenia te wykona program Microsoft Project po modyfikacjach wprowadzonych do przydziałów. Jak wspomniano wcześniej, jakiekolwiek zmiany istniejących przydziałów powodują, że program Microsoft Project przelicza równanie pracy. Ponowne obliczenie równania pracy przebiega zawsze w ten sposób, że jeden z elementów równania jest stały, a pozostałe się zmieniają. Który element równania pracy będzie stały podczas przeliczania? To zależy od typu zadania. Poznajmy zatem typy zadań w programie Microsoft Project.
Typy zadań w programie Microsoft Project
W programie Microsoft Project występują trzy typy zadań:
- Zadania o stałej pracy.
- Zadania o stałym czasie trwania.
- Zadania o stałej liczbie jednostek.
Spójrzmy ponownie na równanie pracy:
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału
Zapis równania pracy wyraźnie pokazuje, że poszczególne typy zadań programu Microsoft Project określają, który element równania pracy będzie stały, podczas gdy pozostałe dwa będą się zmieniać.
Aby określić typ zadania, należy otworzyć okno Informacje o zadaniu, a następnie na karcie Zaawansowane wybrać opcję na liście Typ zadania.
Jak widać na powyższym zrzucie ekranu, obok listy Typ zadania znajduje się opcja Wg nakładu pracy. Opcja określa, czy w zadaniu brany jest pod uwagę tzw. nakład pracy. W uproszczeniu, nakład pracy oznacza, że dodanie do zadania kolejnych zasobów „ułatwia” wykonanie tej pracy zasobom wcześniej przypisanym do tego zadania („nowe zasoby pomagają”).
Możliwość włączania lub wyłączania opcji Wg nakładu pracy zależy od typu zadania:
- Zadanie o stałej pracy – opcja jest na stałe włączona i nie można jej wyłączyć.
- Zadanie o stałym czasie trwania – można opcję włączyć lub wyłączyć.
- Zadanie o stałej liczbie jednostek – można opcję włączyć lub wyłączyć.
Powyższe oznacza, że w programie Microsoft Project istnieje w rzeczywistości 5 typów zadań:
- Zadanie o stałej pracy.
- Zadanie o stałym czasie trwania bez nakładu pracy.
- Zadanie o stałym czasie trwania z nakładem pracy.
- Zadanie o stałej liczbie jednostek bez nakładu pracy.
- Zadanie o stałej liczbie jednostek z nakładem pracy.
Przyjrzyjmy się bliżej poszczególnym rodzajom zadań w kontekście przydzielania do nich zasobów.
Zadanie o stałej pracy
Praca (STAŁA) = Czas trwania * Jednostki przydziału
Zadanie o stałej pracy po aktualizacji przydziałów przeliczy równanie pracy w ten sposób, aby nie zmienić obliczonej wcześniej pracy. Czyli:
- W przypadku zwiększenia czasu trwania zostaną zmniejszone jednostki przydziału.
- W przypadku zwiększenia jednostek przydziału zostanie zmniejszony czas trwania.
Tworzenie i modyfikacja przydziałów w zadaniach o stałej pracy
Oto zadanie polegające na 32-godzinnej pracy nad utworzeniem raportu.
Przypiszmy do zadania pierwszy zasób. Będzie to Ania. Jej praca nad tym zadaniem zostanie obliczona na 32 godziny.
Po przypisaniu Ani do zadania program Microsoft Project obliczył równanie pracy:
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału = 4 dni * 1 osoba = 4 dni * 8 godzin * 1 osoba * 100% = 32 godziny
Po przypisaniu drugiego zasobu (Ewy) do zadania, program skrócił czas trwania zadania do 2 dni.
Czas zadania skrócił się, ponieważ praca, którą do tej pory wykonywała w całości Ania, została podzielona pomiędzy Anię oraz Ewę. Każda z nich wykonuje teraz pracę nad zadaniem przez 16 godzin.
Czy wiesz już, co stanie się, gdy do zadania zostanie przypisany trzeci zasób (Kasia)? Tak, jak w poprzednim przykładzie, nowy zasób „dołączy” do dziewczyn i 32 godziny pracy nad raportem zostaną pomiędzy nie rozdzielone, co ostatecznie skróci czas trwania zadania do 1,33 dnia.
Wnioski
Dodawanie kolejnego zasobu do zadania o typie stała praca powoduje skrócenie czasu trwania tego zadania. Bez zmian pozostaje ilość pracy (godzin) potrzebna do wykonania pracy. Przypomina to sytuację, w której kolejne dodawane do zadania zasoby „pomagają” w wykonaniu zadania zasobom już do tego zadania przypisanym, w wyniku czego zadanie jest ukończone szybciej przy tej samej ilości pracy. Dzieje się tak dlatego, że zadanie o typie stała praca ma włączoną opcję Wg nakładu pracy.
Zadanie o stałym czasie trwania bez nakładu pracy
Praca = Czas trwania (STAŁY) * Jednostki przydziału
Zadanie o stałym czasie trwania bez nakładu pracy po aktualizacji przydziałów przeliczy równanie pracy w ten sposób, aby nie zmienić wyznaczonego wcześniej czasu trwania. Czyli:
- W przypadku zwiększenia pracy zostaną zmniejszone jednostki przydziału.
- W przypadku zwiększenia jednostek przydziału zostanie zmniejszona praca.
Tworzenie i modyfikacja przydziałów w zadaniu o stałym czasie trwania bez nakładu pracy
Przyjrzymy się bliżej zadaniu polegającym na 4-dniowym malowaniu pomieszczenia.
Przypiszmy do zadania pierwszy zasób. Bedzie to Ania. Jej praca nad tym zadaniem zostanie obliczona na 32 godziny.
Po przypisaniu Ani do zadania program Microsoft Project obliczył równanie pracy:
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału = 4 dni * 8 godzin * 100% = 32 godziny
Po przypisaniu do zadania drugiego zasobu (będzie to Ewa), program dodał kolejne 32 godziny pracy, które nad zadaniem spędzi Ewa (oprócz Ani). Ilość pracy zwiększyła się dwukrotnie, bo zwiększono dwukrotnie liczbę zasobów, natomiast czas trwania zadania pozostał niezmieniony.
Co stanie się, gdy do zadania zostanie przypisany trzeci zasób (Kasia)? Będzie ona kolejną osobą, która nad tym samym zadaniem spędzi „swoje” 32 godziny pracy.
Wniosek
Dodawanie kolejnego zasobu do zadania o typie stały czas trwania bez nakładu pracy nie powoduje skrócenia czasu trwania zadania. Zwiększa się ilość pracy oraz jednostki przydziału. Przypomina to sytuację, w której kolejne dodawane do zadania zasoby skupiają się na „swojej części” w wykonaniu zadania, w wyniku czego zadanie ma niezmienny czas trwania.
Zadanie o stałym czasie trwania z nakładem pracy
Jeśli zadanie o stałym czasie trwania będzie miało włączoną opcję Wg nakładu pracy, to dodawanie kolejnych zasobów będzie powodowało skrócenie ilości pracy dodanych zasobów.
Tworzenie i modyfikacja przydziałów w zadaniu o stałym czasie trwania z nakładem pracy
Spójrzmy jeszcze raz na sytuację, w której do zadania przypisano pierwszy zasób (Anię). Jej praca nad tym zadaniem zostanie obliczona na 32 godziny.
Dodawanie kolejnego zasobu (Ewa) do zadania o typie stały czas trwania z nakładem pracy nie powoduje skrócenia czasu trwania zadania, tylko zmniejsza ilość pracy każdego zasobu. Przypomina to sytuację, w której kolejne dodawane do zadania zasoby „pomagają” w wykonaniu zadania zasobom już do tego zadania przypisanym.
Jednak pomimo skrócenia ilości pracy nad zadaniem poszczególnym zasobom, czas trwania zadania nie zmienił się (ponieważ jest to zadanie o stałym czasie trwania).
Dokładny podział pracy poszczególnych zasobów nad tym zadaniem jest wyraźnie widoczny w widoku Obciążenie zadaniami. Ponieważ czas trwania zadania pozostał niezmieniony, program dopasował pracę zasobów nad tym zadaniem w taki sposób, że zmniejszył ich zaangażowanie w wykonywanie tego zadania. W widoku Obciążenie zadaniami można zaobserwować, że zasoby poświęcają w ciągu 8-godzinnego dnia pracy tylko 4 godziny na realizację zadania.
Zmiana jednostek przydziału w zadaniu o stałym czasie trwania z nakładem pracy
A jak będzie wyglądało obliczanie równania pracy, gdy zmienimy jednostki przydziału? Spróbujmy zmniejszyć o połowę zaangażowanie Ani w wykonywanie zadania.
Zmniejszenie o połowę jednostek przydziału Ani w wykonywanie zadania o stałym czasie trwania spowodowało, że program skrócił o połowę czas pracy Ani nad tym zadaniem (czas trwania zadania nie zmienił się). Zmniejszanie o połowę jednostek przydziału pozostałych zasobów również nie wpłynęło na czas trwania zadania.
Ostatecznie okazuje się, że 4-dniowe malowanie „trwa na wykresie Gantta” 4 dni, jednak zasoby angażując się w wykonywanie tego zadania w 50% „swoich możliwości”, poświęcają na to zadanie tylko 4 godziny dziennie. Podział pracy zasobów nad tym zadaniem jest wyraźnie widoczny w widoku Obciążenie zadaniami.
Zadanie o stałej liczbie jednostek bez nakładu pracy
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału (STAŁE)
Zadanie o stałej liczbie jednostek po aktualizacji przydziałów przeliczy równanie pracy w ten sposób, aby nie zmienić obliczonych wcześniej jednostek przydziału. Czyli:
- W przypadku zwiększenia pracy zostanie zmniejszony czas trwania
- W przypadku zwiększenia czasu trwania zostanie zmniejszona praca.
Tworzenie i modyfikacja przydziałów w zadaniach o stałej liczbie jednostek bez nakładu pracy
Przyjrzymy się bliżej 4-dniowemu zadaniu, w którym ustalono stałą liczbę jednostek.
Przypiszmy do zadania pierwszy zasób (Anię). Jej praca nad tym zadaniem zostanie obliczona na 32 godziny.
Po przypisaniu Ani do zadania program Microsoft Project obliczył równanie pracy:
Praca = Czas trwania * Jednostki przydziału = 4 dni * 8 godzin * 100% = 32 godziny
Po przypisaniu do zadania drugiego zasobu (Ewy), program dodał kolejne 32 godziny pracy, które nad zadaniem spędzi oprócz Ani Ewa. Ilość pracy zwiększyła się dwukrotnie, bo zwiększono dwukrotnie liczbę zasobów, natomiast czas trwania zadania pozostał niezmieniony. Na tym etapie zadanie o stałej liczbie jednostek zachowuje się identycznie, jak zadanie o stałej pracy. Różnica pomiędzy tymi dwoma zadaniami będzie widoczna w momencie, gdy zaczniemy zmieniać jednostki przydziału poszczególnych zasobów.
Zmiana jednostek przydziału w zadaniu o stałej liczbie jednostek bez nakładu pracy
Spójrzmy zatem, jak będzie wyglądało zadanie o stałej liczbie jednostek po przypisaniu do niego trzech zasobów. Praca każdego zasobu nad tym zadaniem zostanie obliczona na 32 godziny, a czas jego trwania wynosi cały czas 4 dni.
Spróbujmy zmniejszyć o połowę zaangażowanie Ani w wykonywanie zadania. Zmniejszenie o połowę jednostek przydziału Ani w wykonywanie zadania o stałej liczbie jednostek spowodowało, że program musiał wydłużyć czas trwania zadania do 8 dni (w ten sposób utrzymał stałą wartość jednostek).
Warto zwrócić uwagę, że 8 dni pracy nad tym zadaniem jest przeznaczonych wyłącznie dla Ani. Ewa z Kasią ukończą swoją pracę w ciągu 4 dni, gdyż są zaangażowane w 100%. Podział pracy zasobów nad tym zadaniem jest wyraźnie widoczny w widoku Obciążenie zadaniami.
Po zmniejszeniu zaangażowania w wykonywanie zadania pozostałych zasobów, również dla nich zostanie wydłużona praca nad tym zadaniem.
Jak prawidłowo przydzielać zasoby do zadań w programie Microsoft Project?
Jak widać z opisanych powyżej przykładów, prawidłowe przydzielanie zasobów do zadań w programie Microsoft Project wymaga przynajmniej świadomości, że każde zadanie ma swoje ustawienia, które wpływają na to, jak zachowa się program po modyfikacji przydziałów. Należy zastanowić się, które rozwiązanie będzie dla nas najwygodniejsze, gdy w trakcie projektowania okaże się, że nagle trzeba dodać lub usunąć zasób. Czy będzie to czas trwania zadania? A może ilość pracy, jaka została zdefiniowana na początku? Wybór należy do PM-a!
Potrzebujesz szkolenia lub konsultacji z Microsoft Project?
Skorzystaj z mojej pomocy. Mam ponad 20-letnie doświadczenie, sporą wiedzę i jeszcze większą cierpliwość.
