Tworzysz powtarzalne dokumenty w Wordzie? Stosujesz do tego szablony albo co gorsza schowek? Jest dużo lepszy sposób na to, aby w 3 sekundy utworzyć gotowy dokument w Wordzie! Wystarczy skorzystać z Autotekstu, który jest dostępny w Wordzie od… ubiegłego wieku.
Autotekst pozwala wstawić do Worda gotowe fragmenty sformatowanego tekstu, co przydaje się idealnie w przypadku tworzenia plików o powtarzalnej strukturze, „gotowych do uzupełnienia”.
Zrób eksperyment:
- Wpisz aktualny rok, następnie myślnik i naciśnij klawisz Enter.
- Albo wpisz początek słowa styczeń i gdy zobaczysz podpowiedź, naciśnij klawisz Enter.
Tak właśnie działa Autotekst – po wpisaniu początku tekstu i naciśnięciu klawisza Enter do dokumentu jest wstawiany „gotowiec”.
Polska język, trudna język
Zanim pokażę Tobie, w jaki sposób w 3 sekundy utworzyć gotowy dokument w Wordzie, skupmy się wytłumaczeniu kilku ważnych słów, które pojawią się podczas pracy z Autotekstem:
- Galeria Autotekstu – tak Microsoft nazywa miejsce, w którym przechowywane są wszystkie wpisy Autotekstu.
- Szybkie części – to oficjalna nazwa wszystkich elementów, których używanie ma na celu przyspieszenie pracy z dokumentami w programie Word.
- Bloki konstrukcyjne – baza danych wszystkich elementów, które można wstawiać do dokumentów (nagłówki, stopki, Autotekst oraz inne).
Stworzenie Autotekstu
Autotekst pozwala na zapamiętanie dowolnego fragmentu dokumentu. Wystarczy go zaznaczyć, a następnie zapisać w specjalnym miejscu. Przyjrzyjmy się przykładowemu wnioskowi, który chcielibyśmy zapisać do wykorzystania „na później”.
Zwróć uwagę, że powyższy dokument nie zawiera wyłącznie tekstu, ale również jego formatowanie. Autotekst pozwala wstawiać do pliku sformatowane „kawałki” dokumentu.
Teraz należy zapamiętać całą treść wniosku jako pozycję Autotekstu. W tym celu:
- Zaznacz treść dokumentu, która ma być zapamiętana.
- Na karcie Wstawianie w grupie Tekst wybierz polecenie Szybkie części, następnie z listy rozwijanej wybierz polecenie Autotekst i na końcu z listy rozwijanej wybierz polecenie Zapisz zaznaczenie w galerii Autotekstu.
- W oknie Tworzenie nowego bloku konstrukcyjnego:
- W polu Nazwa wpisz nazwę, która będzie tekstem jakim „sprowokujemy” program Word do wstawienia całości do dokumentu.
- Uwaga! Program Word sugeruje użyć jako nazwę pierwszą linię zaznaczonego tekstu. Polecam zmienić tę nazwę na coś, co według Ciebie będzie bardziej kojarzyło się z tym fragmentem. W opisywanym przykładzie utworzyłem nazwę Wniosek Jana.
- Wybierz przycisk OK.
Gotowe! Przyznasz, że proces jest bardzo prosty.
Korzystanie z Autotekstu
Pamiętasz eksperyment z rokiem na początku? Po wpisaniu roku oraz znaku myślnika, program Word zasugerował naciśnięcie klawisza Enter w celu wstawienia Autotekstu z bieżącą datą.
Zacznij pisać słowo wniosek. Gdy tylko zobaczysz podpowiedź o naciśnięciu klawisza Enter, po prostu zrób to. I proszę bardzo – wniosek został utworzony w 3 sekundy. Pozostaje tylko uzupełnić dane i gotowe!
